วันศุกร์ที่ 11 พฤศจิกายน พ.ศ. 2554

ความจำเป็นของการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร

สภาพแวดล้อมที่มีผลกระทบต่อองค์กร
                       สภาพแวดล้อมที่มีผลกระทบต่อองค์กร (Business Environment Impact) ในบางครั้งประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรมิได้เกิดจากภายในขององค์กรเอง แต่ยังขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมภายนอกซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพขององค์กรอย่างมากมายและไม่สามารถควบคุมได้ ดังนั้นองค์กรมีความจำเป็นต้องทราบถึงปัญหา (Problems)และโอกาส (Opportunity) ที่เป็นองค์ประกอบหลักของสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อประสิทธิภาพในองค์กร (business environment impact) ปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรมีตอบสนองในการแก้ไขปัญหา และมีโอกาสในพัฒนาองค์กรให้มีประสิทธิภาพตามกระบวนการขององค์กร (Business process) โดยองค์กรต้องมีเป้าหมาย (Goals) กลยุทธ์ (strategy) และการวางแผนนโยบาย (plan) ที่ชัดเจน
                ความกดดันของสภาพแวดล้อม
ความกดดันของสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อประสิทธิภาพในองค์กร เมื่อมีการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ประกอบด้วย
1.          ภาพรวมทางด้านเศรษฐกิจมีการแข่งขันสูง
2.          คำนึงถึงความรวดเร็วในการทำงาน ไม่ทำงานล่าช้าสามารถแข่งขันกับคู่ค้าได้
3.          การให้พนักงานฝึกคิดการเปลี่ยนแปลงสิ่งใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร
4.          ความน่าเชื่อถือขององค์กรในติดต่อกับลูกค้า เพื่อรักษาลูกค้า
5.          เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยตลอดเวลา
6.          การที่มีสารสนเทศจำนวนมาก ทำให้องค์กรพัฒนาการทำงานได้ยาก
7.          คำนึงถึงความรับผิดชอบทางด้านสังคม
8.          การควบคุมให้ปฏิบัติตามกฏหมายและกฎระเบียบของสังคม
9.          คำนึงถึงจรรยาบรรณ ความถูกผิดของการเทคโนโลยีสารสนเทศ
10.        การป้องกันการถูกโจมตีจากผู้ไม่หวังดี โดยเฉพาะการทำธุรกรรมผ่านทางอินเตอร์เน็ต

                กระบวนการปรับตัวขององค์กร
การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมมีอยู่ตลอดเวลา เพื่อทำให้องค์กรประสิทธิภาพหรือประสบความสำเร็จได้ องค์กรต้องมีการปรับตัวหรือมีความคล่องตัว (Agile) กระบวนการปรับองค์กรมีดังนี้
1. ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมและการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรให้เร็วที่สุดเมื่อมันเกิดขึ้น หรือก่อนเกิดขึ้น เช่น การใช้ software เข้ามาช่วยในการทำนายและวิเคราะห์เกี่ยวกับธุรกิจในด้านต่างๆ และตรวจสอบหาข้อผิดพลาดก่อนจะเกิดวิกฤติขึ้นกับองค์กร
2. เผชิญกับการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องและเหมาะสม เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพของ software ให้สามารถวิเคราะห์ความเป็นไปได้ที่จะเกิดความเสียงกับองค์กรทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้องค์กรขับเคลื่อนไปในทิศทางที่ถูกต้อง และวิเคราะห์ความต้องการของผู้บริโภคเพื่อให้บริษัทมีความสามารถกำหนดราคาของสินค้า และบริการ ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม
3. เปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital และมีความคล่องตัว เนื่องจากในปัจจุบันเป็นยุคที่การติดต่อสื่อสารและข้อมูลมีความสำคัญมากจึงจะเป็นต้องปรับเปลี่ยนองค์กรให้มีความคล่องตัว วิเคราะห์ข้อมูล และมีการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็ว เพื่อให้สามารถวิเคระห์ให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วเพื่อเชิงความได้เปรียบทางธุรกิจ
4. อย่ารอให้คู่แข่งทางการค้าเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงก่อน
5. ปรับเปลี่ยนระบบสารสนเทศขององค์กรให้มีความรวดเร็ว เพื่อให้การวิเคราะห์ แลกเปลี่ยนข้อมูล และจัดเก็บข้อมูลทำได้ด้วยความรวดเร็ว ดังนั้นบริษัทต้องมีการจัดการเกี่ยวกับระบบสารสนเทศที่ดีใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ
                ประโยชน์ของความคล่องตัวขององค์กร
เมื่อองค์กรมีการปรับตัวเพื่อรองรับกับสถานการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น แล้วย่อมก่อให้เกิดความคล่องตัวภายในองค์กร ดังนั้นประโยชน์ของความคล่องตัวขององค์กร คือ ช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันกันทางการตลาดได้ และสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
                กิจกรรมช่วยตอบสนองความวิกฤตที่เกิดขึ้นในขององค์กร
แรงกดดันจากสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่เกิดขึ้นทำให้บริษัทต้องรับมือกับอุปสรรคที่เกิดขึ้น วิธีที่ช่วยสามารถตอบสนองต่อแรงกัดดัน หรือความวิกฤตที่ เกิดขึ้นในขององค์กรสามารถทำได้ดังนี้
1. การพัฒนาระบบโดยใช้กลยุทธ์ (Develop strategic systems) เป็นระบบการนำกลยุทธ์ที่จัดเตรียมไว้มาทำให้เกิดประโยชน์ เช่น การพัฒนารูปแบบทางธุรกิจแบบใหม่ การลดต้นทุน การเพิ่มความสามารถด้านการบริการให้ดีขึ้น
2. การสร้างพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเป็นอันดับแรก
3. การวิเคราะห์เพื่อทำให้สามารถดำเนินงานเป็นอย่างเหมาะสม ลดต้นทุน กระตุ้นการตัดสินใจในการผลิต สนับสนุนการทำงานรวมกัน เป็นตัวช่วยตัดสินใจสิ่งที่ทำเป็นประจำ
4. การเปลี่ยนโครงสร้างใหม่ของการดำเนินธุรกิจ เพื่อทำให้มีประสิทธิภาพ และได้ผลการดำเนินงานให้ดีขึ้น โดยใช้วิธีการจัดการและการจัดระบบใหม่ในการดำเนินงานทาง
5. การใช้ self-service ในการจัดการข้อมูลของลูกค้า พนักงาน และอื่นๆ เช่น การติดตามลูกค้า การเปลี่ยนที่อยู่ หรือเกี่ยวกับการจัดสินค้าที่มีอยู่
6. การสนับสนุนการแข่งขัน โดยใช้หลักการดำเนินงานที่ดี การจัดการที่มีประสิทธิภาพและคุณภาพจะทำให้บรรลุผลสำเร็จ
7. คำสั่งซื้อของลูกค้าหรือ By Order ต้องใช้ขั้นตอนและกระบวนการในการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้การแข่งขันด้านราคาของสินค้าที่มีมาตรฐาน
8. การหาความต้องการที่เหมาะสมของลูกค้า เพื่อกำหนดมาตรฐานหรือตามที่ลูกค้าสั่ง เพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
9. การสร้างสมาชิกทางธุรกิจ ทำให้การแข่งขันทางธุรกิจมีโอกาสเท่าๆ กัน เพื่อลดความเสี่ยงและลดต้นทุน การร่วมมือกันเป็นการสร้างประสิทธิภาพ และหาผลประโยชน์อื่นๆ
10. การกระตุ้นให้มีการปรับปรุงใหม่ และสร้างสรรค์นั้นต้องใช้วิธีการให้ของรางวัล และการร่วมมือกัน
11. เป็นตัวช่วยการดำเนินธุรกิจ คือ ขบวนการทำงาน, ขั้นตอนการทำงาน และ การดำเนินงานที่ทำเป็นประจำ โดยใช้หลักการจำลองการทำทางธุรกิจแบบใหม่
12. การใช้ข้อมูลข่าวสาร และความรู้เพื่อนำมาซึ่งการสร้าง การเก็บรักษา และการนำกลับมาใช้ใหม่ขององค์กร
13. การซื้อและขาย โดยทั่วไปต้องหาข้อมูลอื่นๆจากภายนอกธุรกิจมาทำการวิเคราะห์ความเสี่ยงในการทำธุรกิจ
14. การควบคุมการพัฒนาเทคโนโลยีในองค์กรต้องอาศัยวิธีการวิเคราะห์การแข่งขัน การวางแผนที่เหมาะสม รวมทั้งวิเคราะห์การจัดการด้านต้นทุน, ประโยชน์ทางธุรกิจและความเสี่ยง
15. การรวมระบบโดยการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศภายในองค์กร ร่วมระบบอื่นๆที่ทำงานรวมกันเพื่อความสะดวก ลดต้นทุนและวิเคราะห์หาความผิดพลาด และการแข่งขันที่ได้เปรียบ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น